Sara Brixen (højre) og Anne Miriam Bøytler er to certificerede ScrumMastere, der ikke er sådan at blæse af banen. I de sidste måneder har de arbejdet på at indføre Scrum i dagligdagen på et børnehjem i Tanzania. Der har været de forventelige op- og nedture, og de har måttet tilpasse Scrum mønstret til de ret specielle omstændigheder, men lige nu fungerer det godt. Her er deres historie:
Baggrund
Vi valgte at rejse til Tanzania med Brødremenighedens Danske Mission som volontører i august 2012 efter vores studentereksamen. De første 8 måneder, vi var i Tanzania, var vi på to forskellige projekter, men kendte godt til børnehjemmet Peter’s House. Det virkede som et sted, der havde brug for en hjælpende hånd i form af skemalægning og problemhåndtering. Den sidste aften inden vi rejste hjem, havde vi et møde med Knud Elmo Knudsen, som er missionær og bl.a. tilknyttet børnehjemmet. Vi fortalte ham om den lyst vi havde til at hjælpe børnehjemmet. Han var godt klar over, at vi gerne ville afsted igen og syntes det var en god idé at få os ind på Peters House.
I Danmark snakkede vi både med generalsekretæren og formanden for BDM omkring, hvad vores arbejdsopgave skulle være, da vi ikke skulle ud som almindelige volontører, men der rent faktisk var krav til det arbejde, vi skulle i gang med. Formanden Jørgen Bøytler anbefalede at vi kontaktede Kurt Nielsen som er ledelsesrådgiver og certificeret ScrumMaster og Scrum Trainer. Kurt tilbød os et kursus i Scrum, som ville kunne hjælpe os med arbejdet på Peters House og det takkede vi ja til. Vores første tanker omkring Scrum var, at det var et indviklet system, som ville være alt for kompliceret til et børnehjem, hvor man ikke er vant til at strukturere arbejdet på sådanne måder. Men i løbet af kurset fik vi nogle redskaber, som uden tvivl ville gavne Peters House. Det var især Sprint Backloggen og de Daily Scrum Meetings, som ville være meget brugbare. Det visuelle i Sprint Backloggen giver teamet en mere overskuelig plan over de ting, der skal gøres inden for det Sprint, de er i gang med, og derved kan de bedre estimere deres tid, også i forhold til børnene. Daily Scrum Meeting giver god kommunikation i teamet, der kan lederen Robert Manyika også få et indblik i, hvad teamet går og arbejder med og om de har nogle forhindringer.
Indførelse af Scrum
I august 2013 kom vi til Tanzania igen. Nu skulle vores Scrum eventyr virkelig begynde. Vi havde haft en masse tanker omkring hele forløbet, og hvordan medarbejderne på børnehjemmet ville tage i mod noget så nyt som Scrum tankegangen. Vores første indtryk var, at det i virkeligheden gik rigtig godt på Peters House, men efterhånden fandt vi ud af, at der var nogle problemer især med punktligheden i forhold til mad og børn. Derfor valgte vi at gå stille frem, et skridt af gangen og gik i første omgang i gang med Sprint backloggen. Hvis man sætter børnehjemmet i forhold til Dave Snowdens Cynefin Framework, som vi havde hørt om på Scrum kurset, befandt det sig i kaos området, hvilket ikke var sundt, hverken for medarbejdere eller børn. Vi måtte handle for at komme ud af kaos, vi bestemte i første omgang, hvad der skulle laves, og hvad der var det vigtigste at få gjort, så Peters House kunne komme væk fra kaos stadiet og op imellem det komplekse og kompliceret område. Det gjorde vi ved at være fastholdende i Daily Scrum Meetings, holde øje med Sprint Backloggen og have forskellige møder med lederen Robert Manyika. Hans første indtryk af Scrum var, at det virkede besværligt, men kunne godt se fordelene i det, hvis det kunne komme til at fungere. Robert Manyika var meget opsat på at få det til at køre, da han udmærket var klar over at Peters House stod med forskellige problemer.
Vores Sprint Backlog var lidt anderledes end den normale. Vi havde en ekstra kolonne til daglige opgaver, som også var markeret med en anden farve. Vi havde lamineret vores Backlog og brugte forskellige farvede post-its som vi havde medbragt fra Danmark til netop dette formål. Vi placerede Backloggen et sted, hvor alle kunne følge med i de forskellige daglige og ugentlige processer. Det første Sprint Planning Meeting havde vi kun med Robert, hvor vi forklarede ham, hvordan man brugte den og fordelene ved dette. Han tilføjede nogle opgaver, men var positiv stemt i forhold til dette. Sprint Planning Meeting nummer 2 holdte vi sammen med alle medarbejderne, som består af to praktikanter, tre mamaer, en volontør mere samt lederen Robert. Robert gennemgik alle opgaverne med medarbejderne og forklarede hvordan man skulle flytte de forskellige post-its fra ”To Do” og ”Daily” til ”In Progress” og når de var færdige skulle den opgave flyttes til ”Done”. Medarbejderne tog godt i mod det, og var allerede på det tidspunkt, meget taknemmelige over, at vi havde overskueliggjort hverdagen. Derfra holdte vi de daglige møder hver dag kl. 8, hvor vi gennemgik dagens program og de problemer, de hver især mødte. Det hele gik meget godt, og de begyndte at kunne se fordelene ved at bruge denne teknik.
Vi rammer en mur
Efter en måned hvor det hele kørte på skinner, ramte vi en mur. Vi kunne ikke længere se fordelene ved Scrum, teamet flyttede sig ikke og de begyndte at gå tilbage til deres gamle vaner. Maden blev ikke lavet til tiden, børnene kom ikke i bad og om natten kom de små ikke op på toilet. Derudover fungerede vores Sprint Backlog heller ikke længere optimalt, da der var meget støv i luften, så de post-its vi brugte, ikke kunne klistre sig fast på Backloggen. Daily Scrum Meetings blev ikke overholdt, tidspunkter og aftaler gik i vasken. Så alt hvad der hed punktlighed, forsvandt lige så hurtigt, som det var kommet. De tider vi havde estimeret opgaverne til, passede heller ikke mere og derfor brugte de mindre og mindre Sprint Backloggen. Vi var endt tilbage til kaos situationen. For os som volontører, var det en nedtur at se, de var faldet tilbage i de gamle rutiner. Vi vidste, at nu måtte vi gøre en stor indsats, for at Scrum ville kunne komme til at fungere.
Vi satte os ned med Knud Knudsen, som er den missionær, vi er tilknyttet, og ham, der er den øverste leder for børnehjemmet. Vi gik i gang med at forklare Scrum til ham og vores idé med at give Robert mere ansvar og i sidste ende gøre ham til ScrumMaster. Knud Knudsen syntes det var en god idé, men kunne også se, at der skulle lægges noget arbejde og commitment i det. Sprint Backloggen fik også et nyt udseende i form af en metalplade med magneter, så opgaverne ikke mere skulle kunne falde af.
Vedholdende coaching
Derefter begyndte vi at have et par møder i ugen omkring Scrum og hele konceptet bag det. Vi prøvede at forklare Robert Scrum konceptet bedst muligt, udfra hvad vi selv havde lært på det kursus, vi havde været på. Han fik efterhånden vores Scrum materiale, hvilket hjalp ham meget med at forstå hele tankegangen bag Scrum. Han begyndte, at kunne se, hvordan Scrum fungerer, og hvordan han selv skulle agere som ScrumMaster. Han udviklede sig meget, igennem vores møder og det læsestof han havde fået. Han blev en helt anden leder, med en lyst for at få Scrum til at fungere på Peters House. Robert siger selv, at han som leder bliver nødt til at være der for sit team, give dem gode råd og hjælpe dem igennem deres problemer – også dem de har udover Peters House. Han støtter og passer på sit team, så de kan arbejde fokuseret og målrettet på deres forskellige opgaver. Efterhånden tog Robert over både med Daily Scrum Meetings og tilføjede flere og flere opgaver, da teamet udviklede sig i den positive retning og blev mere effektive. Robert kunne dog se at selve arbejdsfordelingen i mellem mamaerne skulle ændres, så han byttede rundt på de forskellige mamaers arbejdstider. Dette resulterede i at maden blev lavet til tiden, børnene var pæne og de arbejder nu også på at få børnene vænnet af med at tisse i sengen.
Det daglige fungerer, tid til Product Backloggen
Som tiden skred frem, valgte vi at indføre Product Backloggen til lidt mere strategisk planlægning, da selve Scrum konceptet i dagligdagen var kørt godt ind. Vi satte os endnu engang med Knud Knudsen og diskuterede, om vi kunne tilføje mere til vores Scrum forløb. Vi blev enige om at Product Backloggen var en god idé, da den også viser, at man skal tænke fremad. Først holdte vi møde med Robert Manyika, hvor vi planlagde de næste 3 Sprint på to ugers længde. Det var i realiteten meningen at Knud Knudsen skulle have været med til dette møde, da han er Product Owner. Pga. omstændighederne blev mødet kun afholdt af Sara, Robert og Miriam. Da vi havde lavet Product Backloggen, viste vi den til Knud, og han var enig i, at det var en realistisk plan. Den hænger nu og er synlig på kontoret og tingene bliver gjort. Sprint Backloggen og Product Backloggen følges nu ad, og det hele forløber planmæssigt.
Robert er så opsat på at det fortsat skal fungere, så nu skal børnene fra Peters House også til at være en del af Scrum. Han vil i december 2013 lave en Sprint Backlog for dem, da de har fri fra skole. Her vil de hver især komme i forskellige teams og have hver deres opgave. Han er meget taknemmelig for, at vi har introduceret ham fra Scrum, da han kan se at opgaverne bliver gjort hurtigere og bedre kan overskue de opgaver, der skal gøres og derved også vejlede sit team i den rigtige retning. Den måde, de gør det på er, at de daglige rutiner har faste tidspunkter. De starter et sted og arbejder sig igennem de forskellige opgaver, og ved slutningen af deres arbejdsdag har de derved også haft tid til børnene.
Konklusion
Hele forløbet igennem har vi haft op- og nedture. Det har været en stor udfordring og har til tider set sort ud. Kulturen og hele tankegangen med at få noget gjort, er så anderledes fra hvad vi kender hjemmefra, så det været en af de store udfordringer. Takket være Roberts commitment og lyst til at få Scrum til at fungere, kan vi nu i dag sige at Scrum også virker på et børnehjem i Tanzania.
Af Sara Brixen og Anne Miriam Bøytler, November 2013
